人際溝通好難？5大說話技巧，不靠職權也能「說動」下屬
在職場上，說話技巧是一們大學問，尤其對於注重團隊運作的保險業主管而言，學習良好的說話技巧是帶領組織前進很重要的能力。當職位越高，所帶領的團隊越龐大，組織的年齡層分佈也越廣。面對年輕一輩的生力軍，常常會遇到世代斷層的認知落差，一句話可能會造成「說者無意，聽者有意」的狀況，錯誤的應對方式，往往會造成與部屬之間的誤解。
面對越來越年輕化的職場環境，主管已無法只靠傳統領導的方式，用職位、權威鎮壓「小朋友」。若想讓下屬心甘情願、心服口服的為團隊努力，良好的說話技巧就很重要。
說話技巧一：接納不同世代的想法
(給予不一樣的想法尊重 圖：123RF)
想和不同年齡層的下屬打好關係，就必須了解他們在想什麼。人在不同時代、不同背景的成長環境下，難免會有認知上的落差。一個生長在戒嚴時期的長輩，和一個生長在社群發達時代的年輕人，兩人所接受的資訊和文化衝擊，勢必是截然不同。
90後的年輕人，思考獨特、想法創新，他們對於不同文化及價值，經常抱持開放的態度，勇於冒險、勇於打破常規，這些都是時下年輕人的普遍特徵。
因此，主管需站在同理心的角度去思考，去接受自己不習慣的想法或作為，了解他們的想法後，依照不同的狀況給予支持，讓他們感受到被尊重，進而更好融入團隊。
說話技巧二：傾聽、傾聽、再傾聽
(耐住性子聽聽看他人的想法 圖：123RF)
一個失敗的溝通，往往在於單向的傳達，只出不進，只講自己想講的、聽自己想聽的，而沒有真正開啟與對方溝通的橋樑。因此，主管在協助解決問題時，要先當一個好聽眾，給出空間讓下屬表達自己的想法，找出問題點，才能對症下藥。
當下屬有異於自己的想法時，先別急著否定，心平氣和坐下來討論，當一個團隊出現不同想法時，適當的衝突和辯論能激起不一樣的火花，才是有效的溝通方式。若以職權強迫下屬聽從自己的建議，可能會引起不必要的反彈，破壞組織的和諧。
說話技巧三：重要的事重複說
(重複、確實的把重要訊息傳達 圖：123RF)
「因為很重要，所以說三遍。」這句話變成時下許多人愛用的一句話，也確實挺有道理。人與人在溝通時，往往會因為認知或立場的不同，彼此間不在同一個頻道上，就容易有溝通不良或誤解產生。
為了確保下屬正確收到你要表達的指令，主管在溝通時，可以觀察下屬的表情變化，並製造機會，讓對方重述一次你的意思。例如，開了一場長達一小時的會議後，利用最後的十分鐘，把剛剛長篇大論重點濃縮再說一遍，並再次向下屬確認：「這樣你了解了嗎？」若得到肯定的回覆時，請對方再用自己的話闡述一次。確保下屬有將重點聽進，而不是自己講完就沒事，這才是有效的溝通方式。
說話技巧四：慎選溝通的字眼和語氣
(不好的語氣和字眼會破壞溝通的成果 圖：123RF)
有時主管在指導部屬時，會使用較嚴厲或尖銳的語氣表達，表現出強硬的長官權威。這種用職權強壓下屬的作風，常常會拉開與下屬間的距離。下屬為了不犯錯被罵，比較會中規中矩按照主管方法做事，反而抹煞了不同想法的激盪，也會影響工作團隊的士氣。
因此，在與下屬溝通時，盡量以鼓勵和激勵的方式帶領團隊，避免壓迫和強硬的態度，讓溝通的過程中更圓滑，提升整體團隊工作效率。
說話技巧五：對話中善用CTA
(溝通後嘗試用簡短的CTA讓他人有方向可循 圖：123RF)
主管和下屬溝通時，需思考如何在這段溝通對話結束後，引導下屬往你想要的方向執行，換句話說，在對話當中善用「行動召喚」（CTA，Call-to-Action）。倘若對話中沒有CTA，那麼你們的溝通就只是單純傳達訊息而已。
為了讓下屬更明白你想要的執行方向，可以舉些實際的例子並說明，讓下屬透過案例中了解你的想法，更能抓住方向。表達時盡量明確、清楚，避免使用較空泛的字眼，譬如：「這位客戶可以再更深入溝通」，如何的「深入」法，這必須要詳加說明，否則下屬只會一頭霧水。
有人說「做事簡單，做人難」，人與人之間的相處是一件很微妙的事，如何與部屬溝通、如何帶領團隊前進，這些都是身為主管的你並須面對的考驗。然而，遇到瓶頸了該怎麼辦？別擔心，這些能力是可以透過教育課程培養訓練的，透過專業老師的指導，你也能找出自己的盲點，突破難關。
參考來源
5 Communication Skills Every Manager Should Master
